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La guía definitiva de mensajes en espera: Buenas prácticas y recomendaciones para pequeñas empresas

La guía definitiva de mensajería en espera: Buenas prácticas y recomendaciones para pequeñas empresas

Como propietario de una pequeña empresa, sabe lo importante que es crear una buena primera impresión. Un aspecto de su negocio que quizá no haya considerado es la mensajería en espera. El mensaje que los clientes escuchan mientras esperan al teléfono pueden ser decisivos para su experiencia con su identidad de marca. En esta guía definitiva, exploraremos las mejores prácticas y ofreceremos consejos para crear mensajes en espera eficaces que dejen una impresión positiva en sus clientes.

Por qué los mensajes en espera son importantes

En primer lugar, es importante entender por qué un mensaje en espera es importante. Cuando un cliente espera al teléfono para hablar con un representante, su única opción es esperar. Sin un mensaje en espera, los clientes están sometidos al silencio, lo que puede resultar incómodo y frustrante. De hecho, un estudio de AT&T reveló que el 70% de los clientes de empresas permanecen en espera un promedio de 45 segundos por llamada. Esto es mucho tiempo para dejar a un cliente en silencio.

Un mensaje en espera ofrece la oportunidad de atraer a los clientes, mostrar su identidad empresarial, y proporcionar información importante. Esto es especialmente importante para las pequeñas empresas que buscan crear una impresión positiva y diferenciarse de la competencia.

Prácticas recomendadas para mensajería en espera

Ahora que hemos establecido la importancia de los mensajes en espera, vamos a sumergirnos en algunas de las mejores prácticas:

  • Sea breve y vaya al grano: Los clientes no quieren estar mucho tiempo en espera y no quieren escuchar mensajes largos. Sea breve y directo.
  • Sea claro y conciso: Utilice un lenguaje sencillo y evite términos muy técnicos. Asegúrese de enunciar con claridad y hable a un ritmo moderado.
  • Aporte valor: Utilice los mensajes en espera como una oportunidad para proporcionar información valiosa a los clientes, como horarios de atención, direcciones, o promociones actuales.
  • Sea consistente: Asegúrese de que su mensaje en espera coincide con el mensaje y el tono general de su identidad corporativa.
  • Utilice la música con prudencia: La música puede ayudar a crear un ambiente positivo, pero asegúrese de elegir música que sea consistente con su imagen corporativa y que no distraiga demasiado.

Consejos para crear mensajes en espera efectivos

Ahora que conoce las mejores prácticas para la mensajería en espera, vamos a explorar algunos consejos para crear un mensaje eficaz:

  • Identifique a su audiencia objetivo: Considere quiénes son las personas que llaman y qué información pueden encontrar valiosa.
  • Cuente una historia: Utilice la narración para atraer a quienes le llaman y crear una experiencia memorable.
  • Considere el uso del humor (con moderación): El humor puede ser una forma estupenda de atraer a quienes le llaman, pero utilícelo con moderación y asegúrese de que sea consistente con su marca corporativa.
  • Muestre la personalidad de su imagen empresarial: Utilice el mensaje en espera como una oportunidad para mostrar la personalidad de su marca empresarial y diferenciarse de la competencia.
  • Experimente y perfeccione: Si su presupuesto se lo permite, pruebe diferentes mensajes para saber qué resuena entre quienes le llaman. Perfeccione y actualice sus mensajes ocasionalmente basándose en las opiniones de los clientes.

Maximizando el impacto de su mensajería en espera

Además de mantener a los clientes atentos mientras esperan al teléfono, los mensajes en espera también se pueden aprovechar para mejorar la imagen de su empresa y aumentar la lealtad y confianza de los clientes. Si utiliza eficazmente los mensajes en espera, puede convertir una experiencia potencialmente negativa en positiva. He aquí algunas estrategias para maximizar el impacto de su mensaje en espera:

  • Muestre su propuesta única de venta: Utilice el mensaje en espera para destacar lo que diferencia a su empresa y cómo puede aportar valor a sus clientes.
  • Utilice ventas cruzadas y complementarias: Aproveche la mensajería en espera para promocionar sus productos o servicios y sugerir ofertas adicionales que puedan interesar a sus clientes.
  • Ofrezca opciones de autoayuda: Considere la posibilidad de incorporar opciones de autoayuda en sus mensajes en espera, como dirigir a los clientes a su sitio web o canales de redes sociales.
  • Utiliza una llamada a la acción: Utilice mensajería en espera para motivar a los clientes a realizar una acción específica, como suscribirse a su lista de correo electrónico o seguir a su negocio en las redes sociales.

Si sigue estos consejos, podrá sacar el máximo provecho a su mensajería en espera y mejorar la satisfacción y retención de clientes. Recuerde que sus mensajes deben ser breves, claros y coherentes con los mensajes de su imagen de marca, y experimente y perfeccione sus mensajes ocasionalmente basándose en las respuestas de los clientes.

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